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O ambiente tributário brasileiro é conhecido por sua complexidade, e um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas é manter a regularidade das obrigações acessórias. Quando essas obrigações são entregues fora do prazo ou não são cumpridas, surgem as temidas multas fiscais, que podem comprometer seriamente o fluxo de caixa e a reputação da empresa.
Neste artigo, vamos entender melhor o que são essas penalidades, os riscos associados ao seu descumprimento e, principalmente, como evitá-las com uma gestão preventiva e estratégica. Também deixamos instruções de como organizar seus documentos para o envio das obrigações e um check-list . Boa leitura!
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são deveres formais que toda empresa deve cumprir para manter a transparência de suas operações. Elas envolvem o envio de declarações, registros e informações específicas aos órgãos fiscalizadores, como Receita Federal, Secretarias Estaduais da Fazenda, Previdência Social, entre outros.
Se você ainda tem dúvidas sobre o que são obrigações acessórias e sua importância, clique aqui e confira nosso artigo.
Principais multas por atraso ou omissão:
O não cumprimento das obrigações acessórias no prazo ou de forma correta pode gerar multas de valores consideráveis, mesmo que não exista qualquer sonegação ou inadimplência de tributos. Confira alguns exemplos:
DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): multa de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% sobre o valor dos tributos declarados.
DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte): multa mínima de R$ 200,00 para empresas inativas ou sem movimento, e de R$ 500,00 para as demais.
EFD-Contribuições : multa de 0,02% por dia de atraso sobre a receita bruta, limitada 1%.
eSocial: atraso nas informações trabalhistas pode gerar penalidades que ultrapassam R$ 10.000,00, dependendo da infração.
Esses valores são cumulativos e, em casos mais graves, podem acarretar impedimentos para emissão de certidões negativas, bloqueio de benefícios fiscais e até riscos legais aos sócios.
Como evitar essas penalidades?
Para evitar multas por atraso ou omissão de obrigações acessórias é imprescindível ter uma abordagem estratégica e preventiva. Confira como sua empresa pode se manter em conformidade:
Implemente uma rotina de conferência e envio de informações: Ter processos bem definidos e automatizados para conferência e envio de documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários é essencial. Para ficar atento às datas de vencimento, estabeleça cronogramas mensais com prazos internos mais curtos que os prazos legais.
Mantenha integração entre contabilidade e operação: A falta de comunicação entre o setor contábil e os demais departamentos da empresa é uma das principais causas de atraso. Sistemas integrados de gestão, como ERPs, ajudam a centralizar dados e agilizar o envio das informações corretas.
Realize análises diagnósticas periódicas: A análise diagnóstica tributária permite identificar falhas no cumprimento das obrigações antes que elas se tornem problemas. Com essa visão, é possível agir preventivamente, corrigindo rotas e evitando multas. Se você ainda não sabe como esse serviço pode beneficiar sua empresa, leia nosso artigo sobre análise diagnóstica.
Invista em uma contabilidade especializada: Contar com um escritório contábil que tenha domínio sobre o seu segmento de atuação faz toda a diferença. Esse conhecimento evita erros comuns no preenchimento e envio das declarações, reduzindo riscos de autuações e inconsistências. Além disso, gestões contábeis que prezam pela automação de sistemas e pela tecnologia tendem a ter menor riscos de inconsistências.
Verifique no próximo tópico como organizar os documentos da sua empresa para ter um envio mais rápido das suas obrigações acessórias e assim, blindar ainda mais sua empresa contra essas penalidades.
Como posso organizar os documentos da minha empresa para facilitar o envio das obrigações?
A entrega correta e no prazo das obrigações fiscais e contábeis depende diretamente da organização dos documentos da empresa. Para facilitar esse processo, aqui vão algumas dicas práticas e valiosas:
Siga o checklist da contabilidade: Sempre confira com atenção a lista de documentos solicitada pela sua contabilidade. Ela é feita sob medida para garantir que todas as informações necessárias sejam enviadas corretamente.
Envie os documentos no prazo: Atrasos na entrega podem gerar multas e problemas com o Fisco. Organize uma rotina de envio regular, evitando deixar tudo para a última hora. Quanto antes os documentos da sua empresa forem enviados, mais rápido suas informações serão repassadas ao fisco.
Cuide do formato dos arquivos: Verifique o formato correto dos documentos solicitados (PDF, XML, planilhas etc.). Isso evita retrabalho e agiliza o processamento por parte do contador.
Tire dúvidas sempre que necessário: Não tenha receio de perguntar. Qualquer dúvida mal resolvida pode causar erros na apuração ou na escrituração da sua empresa.
Mantenha o sistema da empresa bem configurado: Seu sistema de gestão (ERP ou planilhas) deve estar corretamente parametrizado, com os dados fiscais e contábeis atualizados. Isso garante que as informações sejam geradas de forma confiável e automatizada.
Com pequenas atitudes e atenção aos detalhes, a rotina da sua contabilidade pode ser facilitada e problemas com o Fisco podem ser evitados! Mantenha a saúde fiscal da sua empresa em dia, a organização é o primeiro passo para uma gestão eficiente!
Confira abaixo um checklist completo com todos os documentos que sua empresa deve enviar para a sua contabilidade e assim, evitar multas fiscais.
As multas por atraso ou omissão de obrigações acessórias são mais comuns do que se imagina — e, muitas vezes, surgem por falhas simples no processo de envio ou comunicação interna. A boa notícia é que com organização, tecnologia e um time contábil parceiro, é totalmente possível se manter em dia com o Fisco e longe de penalidades.
Se sua empresa quer mais segurança, eficiência no cumprimento das obrigações através da tecnologia e da automação, entre em contato com nossos especialistas. A Lobe está pronta para ajudar seu negócio a crescer com tranquilidade e regularidade fiscal.
